Les bases de la création d’entreprise au Québec

1. Choisir la forme juridique de l’entreprise

Avant toute démarche, il faut déterminer la forme juridique adaptée à votre projet, plusieurs formes sont possibles mais voici les plus populaires :

• Entreprise individuelle (opérer une entreprise "en son nom")
• Société par actions (synonyme commun: compagnie ou incorporation)

Chaque forme a ses avantages et obligations en matière de fiscalité, de responsabilité et de gestion.

2. Une compagnie au Québec ou au Canada?

Une compagnie peut être soit incorporée selon les lois du Québec ou du Canada. Le choix n'a pas d'impact sur l'étendue des opérations: une compagnie québécoise peut autant opérer au Québec que dans les autres provinces du Canada et à l'internationale - il n'y a aucune distinction entre une compagnie québécoise ou canadienne à ce niveau.

Toute compagnie doit s'immatriculer (s'enregistrer) dans une province ou un pays dans laquelle elle opère, peu importe qu'elle soit québécoise ou canadienne.

Il y a des différences entre une compagnie québécoise et canadienne, mais la plupart des gens incorporent au Canada en pensant que ça leur permet de réaliser leurs ambitions internationales, ce qui n'est pas vrai. Il y a d'autres différences, mais notre avis est que la société québécoise est le meilleur choix principalement en raison du prix moins élevé et qu'elle remplit les besoins de la plupart de nos clients.

De plus, la société québécoise permet à ses

entrepreneurs d'être des résidents étrangers, tandis que la société canadienne contraint la majorité des administrateurs d'êtres résidents canadiens.

Pour ces raisons et pour nous permettre d'automatiser le processus d'incorporation au maximum, nous n'offrons que l'incorporation au Québec.

3. Choisir et protéger le nom de l’entreprise au Québec

a) Choix du nom

• Le nom doit être distinctif, disponible et français.
• Pour qu'il soit distinctif, il doit être unique. Exemple et contre-exemple: un mauvais nom serait Table Inc., et un bon nom serait Pratico Inc.
• Pour qu'il soit disponible, il suffit de faire une recherche auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ) grâce à leur outil en ligne.
• Pour qu'il soit français, il doit être conforme à la Charte de la langue française. Un bon outil pour vérifier est le Grand dictionnaire terminologique que l'Office de la langue française rend disponible en ligne.
• Vous pouvez choisir un nom distinctif dans une autre langue, mais ce nom doit être précédé d'un terme descriptif en français. Par exemple, si l'on veut utiliser le nom Third Cup, il faudrait précéder le terme "Third Cup" par un terme descriptif français: Café Third Cup Inc.

b) Protection du nom

• L’enregistrement du nom auprès du REQ est obligatoire et empêche théoriquement d’autres entreprises d’utiliser le même nom au Québec. Mais cela n'est pas une protection de votre nom.
• Pour une protection accrue, enregistrez votre nom et logo comme marque de commerce auprès de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada. Cela vous donne l’exclusivité sur ce nom pour vos produits/services partout au Canada.

4. Incorporation et immatriculation

‍a) Rédaction des statuts

• Les statuts constitutifs définissent la structure, les règles de fonctionnement, les droits des actionnaires et les procédures de gestion. Nous nous occupons de fournir des statuts qui répondent à vos besoins.

b) Choix du siège social

• Déterminer l'adresse officielle de l'entreprise, qui figurera dans les documents d'incorporation.
• Il doit être au Québec pour une société créée au Québec.

c) Nomination des administrateurs

• Nommer les administrateurs et dirigeants de l'entreprise, qui seront responsables de la gouvernance et des opérations.
• Un secrétaire, un trésorier et un président sont requis. Une seule personne peut cumuler tous ces rôles.
• Les administrateurs doivent enregistrer leur lieu de résidence. Ils peuvent être des résidents étrangers.

d) Inscription au REQ

• Les documents requis sont déposés auprès du Registraire des entreprises du Québec pour officialiser la création de l'entreprise.
• La déclaration initiale est ensuite déposée auprès du REQ.

5. Contrats initiaux essentiels

• Convention entre actionnaires (si plusieurs actionnaires) : définit les droits, obligations et modalités de gestion des conflits. Il est grandement suggéré de rédiger et signer une convention entre actionnaires si vous êtes plusieurs actionnaires. C'est le moment de parler de ce qui se passe si les choses vont bien, mais aussi de si elles vont mal. Au démarrage, tout va bien, et c'est le moment idéal d'avoir des discussions plus difficiles et de les mettre sur papier, afin d'éviter des conflits futurs. La plupart des conflits entre actionnaires pourraient être évités avec une convention entre actionnaires.

• Contrats de travail : pour les employés, précisant les conditions d’emploi. 
• Contrats de services ou de fournisseurs : pour encadrer les relations avec vos partenaires et prestataires.
• Conditions générales de vente ou de service : si vous vendez des produits ou services.

Ces contrats protègent l’entreprise et clarifient les obligations de chaque partie.

6. Ouverture d’un compte bancaire professionnel

• Obligatoire pour séparer les finances personnelles et celles de l’entreprise, et pour la gestion comptable.
• L'ouverture du compte de banque est possible dès que vous recevez les statuts de constitution du REQ. Vous pouvez transmettre ce document à votre banquier pour démarrer le processus d'ouverture du compte bancaire. Si vous n'avez pas de banquier, vous pouvez nous contacter pour des références.

7. Autres démarches importantes

• Obtenir les permis et licences nécessaires selon votre secteur d’activité.
  S’inscrire aux taxes (TPS/TVQ): si vous avez créé une compagnie, il est généralement conseillé de vous inscrire aux taxes. Nous pouvons vous aider dans cette démarche. Être inscrit amène des obligations (faire les rapports TPS/TVQ, garder une comptabilité qui calcule la balance des montants dus, etc.) mais elle vous permet de déduire la portion TPS/TVQ de dépenses admissibles.
  Tenue de livres : mettez en place une comptabilité rigoureuse dès le départ. Si vous avez un comptable, il pourra vous aider. Si vous n'en avez pas, vous pouvez nous contacter pour des références.